Tabela de Temporalidade Documental: por que ela é importante?

Os documentos são parte importante da gestão empresarial. Por isso, é fundamental que todas as empresas utilizem recursos para garantir o devido gerenciamento de todas as informações e dados produzidos internamente. Nesse sentido a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) tem extrema relevância. 

Um dos aspectos mais significativos do gerenciamento de documentos são os prazos pelos quais cada documento deve ser guardado. Assim, a TTD desempenha a função de organizar os processos relativos à guarda de documentos, assim como os prazos específicos, em conformidade com as normativas existentes. 

Neste texto, te contamos mais sobre a Tabela de Temporalidade Documental e por que ela é um instrumento tão importante para o seu negócio. 

O que é a Tabela de Temporalidade Documental? 

Para compreendermos o que é a Tabela de Temporalidade Documental, é necessário pensar sobre os documentos empresariais de um modo geral. Em uma empresa, os documentos são produzidos com grande frequência. E cada um deles terá uma função específica, conforme as informações que ele traz. 

Portanto, o ciclo de vida do documentos tem relação direta com a TTD. Isso porque as diferentes fases desse ciclo, que vai desde o momento em que a documentação é amplamente utilizada até sua destinação final, determinarão o tempo de armazenamento dos documentos. 

A partir dessas informações, entende-se que a Tabela de Temporalidade Documental é uma tabela em que se determina o prazo de armazenamento de cada documento, conforme as regras existentes e as especificidades da sua empresa. Dessa forma, a TTD deverá descrever, de forma clara, os processos da guarda de diferentes tipos de documentos produzidos internamente, em todos os setores. 

Criação da Tabela de Temporalidade Documental

Sabendo o que é a TTD, podemos passar à etapa de criação dessa tabela. Vamos conhecer cada uma das etapas? 

1. Lista de documentos: a primeira etapa é a listagem de todos os documentos, conforme sua classificação. Nesse momento, é preciso incluir na tabela cada um dos tipos e informações relevantes acerca da documentação, de forma hierárquica. 
2. Prazos de arquivamento: na sequência, deve-se determinar os prazos que cada um desses documentos deverá ficar armazenado. Essa etapa é muito importante, pois deve se alinhar inteiramente com as determinações oficiais, além de incorporar um conhecimento sobre a gestão documental na sua empresa. 
3. Destinação final: de forma simplificada, a última etapa diz respeito à destinação final. Após o término do prazo de guarda, o que será feito com esse documento? É válido salientar que essa destinação também deve seguir regras estabelecidas por órgãos competentes. 

Importância da TTD para sua empresa

Por tudo o que foi dito até aqui, fica evidente que a Tabela de Temporalidade Documental é um procedimento essencial para a gestão empresarial. Ela é o centro do gerenciamento adequado dos seus documentos, de modo a possibilitar o pleno andamento dos processos de uma empresa. 

Não por acaso, a produção de um Tabela de Temporalidade Documental é um dos serviços incluídos na contratação de um plano de gestão documental. Ao terceirizar os cuidados com os documentos, você se certifica de que as informações estarão seguras e disponíveis para acesso de forma simplificada. 

A Acervo é uma empresa especializada na guarda de documentos. Saiba que você pode contar com a gente para a criação de uma TTD capaz de otimizar a gestão documental da sua empresa ou escritório. Entre em contato conosco para fazer um orçamento ou tirar dúvidas sobre nossos serviços.