Se você nos acompanha, sabe que nós estamos sempre reforçando a importância e os benefícios da digitalização de documentos. Além de levar a modernidade para dentro das empresas, ela ainda aumenta exponencialmente a segurança das informações do local. No entanto, como você deve imaginar, a digitalização não é a única maneira de gerenciar documentos de forma segura.
Existem diferentes práticas que podem ser aplicadas; muitas delas em conjunto. Neste texto, a Acervo fala sobre as principais. Enquanto algumas exigem o suporte de empresas especializadas, outras podem ser feitas por você mesmo.
Contudo, independente da prática aplicada, uma coisa é certa: gerenciar documentos dentro da sua empresa ficará muito mais fácil e você poderá dar a devida atenção ao que realmente importa.
Para saber mais, é só continuar a leitura!
Uma realidade comum em empresas onde não há nenhum tipo de gestão de documentos é ver papéis empilhados por todos os cantos. E isso é uma das piores coisas que podem acontecer em qualquer empresa.
Afinal, além de os documentos estarem correndo risco de perda ou extravio, espaços mal organizados ainda fazem com que a produtividade dos colaboradores caia muito. É essencial manter o espaço em ordem para que o rendimento continue satisfatório.
Se você não pensa em digitalizar, o mínimo que deve fazer é destinar um espaço específico para guardar os documentos — além de não medir esforços para deixar este mesmo espaço organizado. Assim, garante-se que o restante da empresa não fique cheio de papéis.
Você sabia que seus documentos não precisam ser guardados para sempre? Desenvolvida pelo CONARQ, a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) serve como uma orientação para que cada empresa determine por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido. Depois que este tempo passa, a empresa pode se desfazer deles.
Mas por que isso é relevante? Porque, quanto mais documentos existem dentro de uma empresa, mais difícil é a tarefa de gerenciá-los. Podendo descartar alguns deles, o trabalho de gerenciamento fica muito mais fácil.
Se você quiser saber mais sobre a TTD e descobrir quais documentos da sua empresa não precisam estar mais lá, a Acervo desenvolveu um infográfico listando os principais documentos e mostrando como eles devem ser eliminados. Ele é gratuito, e você pode baixá-lo clicando aqui.
Já falamos mais de uma vez neste texto que o gerenciamento não obrigatoriamente depende da digitalização. Porém, ainda assim ela é a medida mais eficiente e a mais recomendada. Para começar, ela automaticamente dispensa a necessidade de mexer com papéis, o que já ajuda a gerenciar.
Mas seus benefícios vão além. Documentos eletrônicos podem ser acessados e conferidos com uma facilidade muito maior — o que é mais um ponto que aumenta a produtividade que já citamos. Além disso, é possível controlar quem acessa o documento, aumentando a segurança.
Por fim, uma dica que praticamente se une à anterior. Depois que os documentos estiverem digitalizados, é preciso ter um software de gestão para fazer qualquer coisa com eles. Na maioria dos casos, a empresa que digitaliza os documentos também oferece um software de gestão — como é o nosso caso aqui na Acervo.
Nós oferecemos um serviço completo, tendo um sistema de fácil uso e que trará dezenas de benefícios para quem quer gerenciar documentos de uma empresa.
Para saber mais, é só entrar em contato conosco!
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