Além do quesito legal, os documentos de uma empresa também têm importância histórica. Muitos desses arquivos contam a história da empresa, que deve ser preservada e, sempre que possível e necessário, relembrada. Quando tratamos de empresas com um grande volume de documentos, contar com um arquivista se torna fundamental para essa preservação.
Mas você já parou para se perguntar o que, exatamente, um arquivista faz? Sabe alguma coisa a respeito da ciência da arquivologia? Sem esse tipo de conhecimento, é difícil entender por que empresas devem contar com um arquivista.
Neste texto, nós falamos a respeito de todos esses assuntos que você provavelmente nunca deu a devida atenção. Vamos explicar o que é a arquivologia, mostrar até que ponto vai a atuação de um arquivista na atualidade e, por fim, mostrar por que você também deveria contar com um arquivista.
Entenda!
Por definição, arquivologia é o estudo das funções básicas de arquivar documentos, o que inclui imagens, textos ou dados. Mas esta é uma definição muito técnica e básica; a área vai além disso. Na prática, o verdadeiro objetivo da arquivologia é deixar os documentos sempre muito bem organizados, facilitando o acesso, a leitura e a transmissão do conhecimento contido neles.
O arquivista, por sua vez, é o profissional que cumpre este papel. Dentro de uma empresa, ele organiza todos os documentos de acordo com as práticas mais recomendadas pela arquivologia. Por este motivo, é fundamental que o profissional contratado tenha formação superior na área — garantindo que as diretrizes necessárias sejam seguidas.
Quando falamos nas características que um arquivista deve ter, a busca deve ser por um profissional versátil e crítico — além, é claro, de organizado. Como seu trabalho influencia todos os outros setores da empresa, é importante também que saiba trabalhar em equipe.
Dentro da arquivologia, o advento e a evolução da internet foram verdadeiros divisores de águas. Enquanto anos atrás era necessário ter grandes salas para serem utilizadas como arquivo, hoje todos os documentos de uma empresa podem estar em um servidor e serem acessados por pessoas autorizadas de qualquer lugar que estejam.
Sendo assim, o arquivista de hoje também deve ser uma pessoa familiarizada com as mais novas tecnologias. Assim, garante-se que a empresa tenha tudo de mais moderno até mesmo na gestão de seus documentos.
Há toda uma lista de motivos para contar com um arquivista dentro da sua empresa, mas dois deles se destacam: organização e preservação.
Com este profissional, você garante que todos os seus documentos estejam organizados constantemente. Além de deixar o acesso mais fácil, isso, ainda que indiretamente, traz outros benefícios — como o aumento da produtividade, visto que a equipe não perderá tempo procurando determinado arquivo.
A preservação, por sua vez, está relacionada ao que falamos na introdução. Todos os documentos de uma empresa contam sua história. Se a empresa em questão tiver décadas ou até mesmo séculos de existência, conhecer seu passado é de extrema importância para garantir o melhor para seu futuro.
E aí, entendeu a importância de contar com um arquivista? Caso tenha gostado do texto e queira receber mais conteúdo sobre gestão documental, siga a Acervo no Facebook e no Instagram!
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