A gestão de documentos, essencial para garantir a proteção e a integridade dos mais diversos arquivos, apresenta muito mais que apenas uma solução. Entre as mais conhecidas, temos a guarda física e a digitalização de documentos. Cada uma apresenta sua própria lista de benefícios, sendo que ambas são ótimas alternativas.
Mas, e quanto aos documentos importantes, existe alguma medida mais recomendada? Todo arquivo é importante, mas é inegável que alguns simplesmente são mais importantes que outros. Consequentemente, a atenção dada à forma de gestão destes deve ser ainda mais cautelosa.
Em meio a essas opções, é possível que você tenha dúvidas de qual é a melhor forma de gerir documentos importantes: através da guarda física ou da digitalização. Neste texto, a Acervo responde essa dúvida. Vamos te mostrar os benefícios tanto da guarda quanto da digitalização para, por fim, mostrar qual é melhor.
Continue a leitura e descubra!
Uma prática comum em relação aos documentos de uma empresa é deixá-los em um canto das salas. Essa prática, além de não recomendada, é também perigosa. Isso porque, ao deixar documentos “largados” em um canto de uma sala qualquer, você aumenta a desorganização e os riscos de perda, deterioração e até mesmo roubo dos arquivos.
A guarda física impede que essas situações aconteçam. Com ela, os documentos são guardados em local apropriado com itens que garantem a preservação documental. Tudo que ela deverá conter são as caixas com os arquivos. É ideal ainda que a sala tenha as condições climáticas adequadas, fazendo com que o papel dure mais.
Este serviço pode ser realizado tanto na empresa contratante (em que uma das salas se torna o espaço dos documentos) quanto na empresa contratada (em que as salas são construídas pensando nisso, oferecendo todas as condições obrigatórias para a conservação dos papéis).
A digitalização de documentos importantes traz as mesmas vantagens que a guarda física, além de mais algumas. Como os dados são migrados para o meio digital, o risco de que o papel se deteriore ao longo do tempo deixa de ser uma preocupação. Raramente alguém terá que manusear fisicamente os arquivos.
Outro benefício é a possibilidade de acessar as informações de qualquer lugar. Se estivermos tratando de documentos verdadeiramente importantes, é possível que você precise das informações contidas nele quando não estiver na empresa. A digitalização permite que qualquer documento seja acessado de qualquer lugar — bastando ter um dispositivo conectado à internet.
Por fim, ganha-se também a economia de espaço. Por mais que a guarda física seja uma ótima solução, ela exige que uma sala seja inteiramente dedicada ao armazenamento dos documentos. Com a digitalização, essa sala pode ser usada com outra finalidade.
Como sempre, depende. Digitalizar os arquivos e lidar com documentos digitalizados no dia a dia é algo que agiliza a rotina da empresa, mas caso haja um bom espaço disponível, a guarda ajuda a manter os documentos no seu estado original.
No caso específico de documentos importantes, o ideal mesmo é investir em uma combinação das duas soluções. Você pode digitalizar os documentos para trabalhar com os arquivos digitais ao longo da rotina, ao mesmo tempo em que deixa os originais guardados para caso venha a precisar deles.
Essa medida, inclusive, ajuda a conservar ainda mais os arquivos físicos. Como os colaboradores não precisarão ficar manuseando-os, o desgaste acaba sendo consideravelmente menor.
Se você quer investir em uma dessas alternativas para sua empresa — ou nas duas —, saiba que pode contar com a Acervo! Nós estamos há quase 30 anos no mercado de gestão documental, oferecendo serviços de alta qualidade para empresas de todos os setores e tamanhos.
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