A terceirização da guarda de documentos está em alta e vem se mostrando uma solução prática e econômica no melhor relacionamento das empresas com seus papéis. Pode parecer simples no princípio, mas com o tempo os arquivos se acumulam e manter tudo organizado e em segurança fica mais difícil e caro.
Para evitar transtornos e eventuais prejuízos decorrentes, por exemplo, da perda de documentos importantes, muitos empresários estão delegando à empresas especializadas esse tipo de serviço. O que a maioria ainda não sabe é que esse atendimento não está restrito aos grandes negócios e pode gerar economia e muitos outros benefícios também às empresas de pequeno e médio portes.
Sim, é isso mesmo. A guarda profissional e sistematizada de documentos não apenas minimiza riscos e garante agilidade na gestão documental, mas também sai mais em conta que a prática corriqueira de manter os arquivos internamente.
Inclusive já existem ferramentas disponíveis na internet que mostram rapidamente como pode ser vantajoso contar com esse tipo de serviço. Um bom exemplo é este simulador de guarda de documentos, que mostra na hora a economia possível, inserindo apenas algumas variáveis simples.
A ação do tempo é implacável e sem o cuidado certo, documentos com prazo obrigatório mais longo de guarda ficam sujeitos à deterioração e perda. Empresas dedicadas à gestão de documentos possuem, via de regra, ambientes rigorosamente controlados, afastando umidade e pragas dos seu arquivos.
Associando a guarda física a um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) – após a digitalização do material – você garante a integridade do seu arquivo, com acesso fácil, rápido, hierarquizado e de qualquer lugar – com conexão à internet – aos seus documentos.
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