O avanço da tecnologia trouxe diversas vantagens e facilidades para o nosso dia a dia. Na era digital em que vivemos, muitos processos foram automatizados e tarefas que eram realizadas na esfera física passaram a ser feitas no meio digital. Os documentos, por exemplo, que antes eram armazenados fisicamente em estantes e gavetas podem ser armazenados na nuvem, por meio da digitalização de documentos, um processo que garante vários benefícios para sua empresa.
Seja de pequeno ou grande porte, muitas empresas já notaram a importância da digitalização de documentos, adotando essa prática como aliada de seu negócio. E você? Ainda tem dúvidas sobre os benefícios da digitalização de documentos? Não se preocupe, separamos 5 razões pelas quais sua empresa deve apostar nessa prática. Confira!
Já parou para pensar em quanto tempo você gasta procurando um documento em sua empresa? Muitos negócios não têm uma organização eficiente de guarda de documentos, o que pode acabar tomando muito tempo na busca por um documento específico em meio a tantos papéis, pastas e estantes.
Com a digitalização de documentos você evita essa perda de tempo e localiza o documento rapidamente. Isso porque os documentos são organizados por categorias e pastas, bastando pesquisar o documento pelo nome, código ou alguma palavra-chave para localizá-lo imediatamente.
Guardar documentos em sua própria empresa pode demandar um espaço físico significativo, pois sabemos que a quantidade de documentos é grande e a tendência é que o volume aumente cada vez mais. Com isso, a utilização do espaço físico pode ser comprometida e prejudicar a produtividade de sua empresa.
Por meio da digitalização de documentos, você elimina qualquer tipo de uso de estantes, pastas, gavetas e outros objetos utilizados para guardar documentos, já que eles são armazenados no meio digital. Assim, você economiza espaços que podem ser aproveitados para uma tarefa mais produtiva e vantajosa.
Ainda é comum empresas guardarem documentos confidenciais em sua sede. Isso pode ser uma ameaça para a segurança das informações, já que com um descuido qualquer pessoa pode ter acesso ao documento.
Porém, quando você digitaliza um documento, ele fica armazenado na nuvem e somente pessoas autorizadas previamente podem ter acesso ao arquivo. É garantia de segurança e acesso controlado aos seus documentos!
Quando você armazena documentos físicos em sua empresa é necessário se dirigir até o local em que ele está armazenado para ter acesso a ele. Se você estiver em reunião com cliente fora da empresa, por exemplo, e precisar de um documento que não estava em seus planos, isso pode ser um problema.
Os documentos digitalizados, por outro lado, ficam armazenados na nuvem, permitindo que você tenha acesso a eles de qualquer lugar, basta ter acesso à internet e um dispositivo móvel. Ou seja, você acessa o documento na hora que quiser e de onde estiver!
Todas as vantagens acima podem refletir em uma vantagem extra para sua empresa: o aumento da produtividade.
Com fácil localização, economia de espaço, controle de acesso e acesso remoto, as chances de sua empresa aumentar a produtividade são muito maiores. E uma empresa mais produtiva é capaz de melhorar sua competitividade no mercado e aumentar sua margem de lucro.
Como vimos, a digitalização de documentos é um processo que traz várias vantagens para sua empresa. Que tal aproveitar todas essas vantagens e otimizar as tarefas de seu negócio? A Acervo é uma empresa especializada em digitalização de documentos. Contamos com profissionais qualificados que irão garantir o melhor resultado para você e sua empresa.
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